Condizioni generali d'uso del servizio Vamio

Questa versione

Le presenti Condizioni generali d'uso sono la prima versione pubblicata del documento e sono in vigore, nella presente versione 1.0.1, dal 7 settembre 2026. Ogni versione successiva riporterà il numero di versione, la data di entrata in vigore e un riepilogo delle modifiche, secondo l'art. 20.1.

La versione 1.0.1, in vigore dal 7 settembre 2026, apporta tre correzioni redazionali alla versione 1.0 del 4 settembre 2026, senza modificare alcun diritto o obbligo delle parti: è stato precisato che l'abbonamento annuale viene attivato dal Fornitore e non automaticamente alla sottoscrizione; è stata resa non equivoca la formula sui limiti dell'assistente AI, che ora parla di assenza di addebiti a consumo invece che di assenza di addebito automatico; ed è stato precisato, nelle condizioni della prova gratuita, che alla scadenza l'account resta consultabile in sola lettura per 60 giorni.

0. Vamio in breve

Questo riassunto serve a capire in due minuti come funziona il contratto. Non è vincolante e non sostituisce gli articoli che seguono: in caso di dubbio o di differenza fanno fede gli articoli.

• Cosa è Vamio: un gestionale online per clienti, offerte, fatture con QR-Bill svizzera e richiami di pagamento, compresa la lettera di diffida quale terzo richiamo, riservato a imprese e professionisti, non a privati.
• Prova: 30 giorni gratis, senza carta di pagamento, una sola volta per impresa, con il Piano Premium completo. Unica limitazione: l'invio delle email dai server del Fornitore parte disattivato per difendersi dallo spam. Il Cliente può chiederne l'attivazione e il Fornitore la concede con un clic dal proprio pannello di piattaforma, di norma entro 1 giorno lavorativo e senza costi (art. 3.2). Nel frattempo i documenti si scaricano in PDF e si inviano dalla propria casella. Alla fine non viene fatto alcun addebito: se non si sceglie un Piano, l'account passa in sola lettura.
• Prezzi: Standard CHF 59.00 al mese con 1 utente incluso, Premium CHF 99.00 al mese con 10 utenti inclusi, utente in più CHF 9.00 al mese, IVA esclusa (aliquota svizzera attualmente 8,1 per cento). Il Premium annuale su fattura vale 12 mesi al prezzo di 10, cioè CHF 990.00 all'anno, equivalente a CHF 82.50 al mese, IVA esclusa. La lista ufficiale delle funzioni comprese in ciascun Piano è quella pubblicata su vamio.ch, nella sezione Piani e prezzi e nella relativa tabella di confronto. Ogni cambio di prezzo viene annunciato almeno 60 giorni prima e dà il diritto di disdire.
• Ruoli e accesso: il Titolare amministra l'account, i Collaboratori lavorano con i permessi che ricevono e che il Titolare può configurare. Il Titolare può inoltre concedere al proprio fiduciario un accesso in sola lettura, gratuito e non conteggiato fra gli utenti fatturati (art. 2.6). Per tutti gli Utenti l'accesso è protetto dalla verifica in due passaggi obbligatoria con codice via email; in aggiunta si può attivare un'app di autenticazione facoltativa.
• Pagamento: il Piano mensile si paga esclusivamente con carta tramite Stripe e si rinnova ogni mese in automatico; se un addebito non va a buon fine, dopo i tentativi di addebito l'account viene sospeso in automatico e passa in sola lettura, con i dati sempre esportabili. Il Premium annuale si paga solo con fattura QR-Bill emessa da VAM Deco Sagl e viene attivato dal Fornitore, di norma entro 1 giorno lavorativo dalla sottoscrizione e senza attendere il pagamento della fattura. Il Fornitore ne gestisce la validità con una data di scadenza registrata nell'account e, almeno 30 giorni prima di tale data, avvisa il Titolare e gli invia la fattura di rinnovo: il pagamento vale come rinnovo e, se la fattura non è pagata entro il termine di 10 giorni dalla data di emissione, l'abbonamento non si rinnova alla scadenza e l'account passa in sola lettura. Per l'abbonamento annuale non interviene alcun annullo automatico da parte del sistema.
• Disdetta: in ogni momento dall'app, con effetto alla fine del periodo già pagato. Il Fornitore può disdire con 60 giorni di preavviso, rimborsando in proporzione l'annuale già pagato.
• Dati: restano del Cliente e sono archiviati e trattati in Svizzera. Banca dati, documenti, PDF e copie di sicurezza stanno su server in Svizzera presso Infomaniak; le copie di sicurezza sono cifrate e conservate sul server e su Swiss Backup di Infomaniak, sempre in Svizzera. Il traffico verso l'app passa dalla rete di protezione di Cloudflare, che filtra gli attacchi e verifica che chi si registra sia una persona reale. Per filtrare gli attacchi Cloudflare decifra il traffico per un istante su nodi che possono trovarsi anche fuori dalla Svizzera, senza conservarne il contenuto in modo permanente (art. 11.2).
• Funzioni AI: comprese in entrambi i Piani, con 20 richieste al mese nello Standard e 500 richieste al mese nel Premium. Sono spente alla creazione di ogni account e le accende il Titolare quando vuole. Solo se sono accese e usate, il testo da elaborare viene inviato al fornitore AI, che lo tratta negli Stati Uniti d'America e in Irlanda, oltre agli altri Paesi in cui il gruppo Google dispone di strutture. L'assistente propone e l'Utente conferma: i calcoli restano sempre del programma. Esaurite le richieste del mese l'assistente si ferma, senza costi aggiuntivi. Il Titolare può acquistare pacchetti di richieste supplementari (100 richieste CHF 9.00, 500 richieste CHF 29.00, IVA esclusa) con un pagamento singolo con carta: valgono 30 giorni dall'acquisto e non si rinnovano (art. 10.7).
• Uscite di dati dalla Svizzera: sono quattro. 1) il transito tecnico attraverso la rete di protezione di Cloudflare (dati in viaggio, non conservati); 2) i pagamenti con carta, trattati da Stripe su proprie pagine, senza che il contenuto del gestionale le raggiunga; 3) le Funzioni AI, solo per il testo delle richieste all'assistente e solo se attivate e usate; 4) la consegna delle email ai destinatari scelti dal Cliente, verso i loro server di posta, che possono trovarsi all'estero: questa avviene su istruzione del Cliente, che ne è titolare, e non è una comunicazione all'estero decisa dal Fornitore. Il transito da Cloudflare dipende dal Fornitore, i pagamenti dal mezzo scelto dal Cliente, le Funzioni AI dall'attivazione decisa dal Titolare, la consegna delle email dal Cliente. Questo elenco riguarda tutti i dati trattati nell'ambito del Servizio, compresi i dati dell'abbonamento del Cliente. Per i soli dati che il Cliente inserisce nel gestionale le uscite sono tre, perché il fornitore di pagamento non vi accede mai (art. 11.3 e art. 6 del DPA).
• Export: archivio ZIP completo (dati e PDF) scaricabile quando si vuole, gratis, anche durante una sospensione.
• Fine del contratto: i dati restano congelati 60 giorni, con due promemoria via email, poi vengono cancellati definitivamente. Conservare le fatture per 10 anni è un obbligo del Cliente: l'export va fatto prima.
• Fatture: quelle emesse non si eliminano mai, si possono solo annullare o archiviare.
• Email: partono dai server di Vamio a nome del Cliente e le risposte arrivano alla casella del Cliente. Il contenuto è responsabilità del Cliente. Niente pubblicità né invii di massa.
• Offerte da accettare online: nei Piani che prevedono l'accettazione elettronica secondo la lista delle funzioni pubblicata su vamio.ch, oggi il Piano Premium, le pagine pubbliche con cui i destinatari accettano le offerte sono ospitate su accept.vamio.ch, un solo indirizzo per tutti i clienti, e mostrano il logo e i dati del Cliente che invia. Il destinatario può accettare, chiedere modifiche o comunicare che non accetta, e il Titolare riceve via email tutti gli aggiornamenti. Nei Piani che non prevedono questa funzione, l'accettazione dell'offerta viene registrata manualmente nel Servizio (art. 9.6).
• Servizio in evoluzione: Vamio è in esercizio, cresce con nuove funzioni e può avere imperfezioni. Il Fornitore stesso lo usa ogni giorno per la propria azienda. Restano garantiti i dati archiviati e trattati in Svizzera, le copie di sicurezza cifrate, l'export e la riservatezza.
• Responsabilità: il Fornitore risponde senza limiti per dolo e colpa grave. Negli altri casi fino ai canoni degli ultimi 12 mesi.
• Diritto svizzero, foro Bellinzona, lingua del contratto italiano.

1. Fornitore, Servizio e definizioni

1.1 Il servizio Vamio (di seguito il "Servizio") è fornito da VAM Deco Sagl, Via Pobbia 4d, 6514 Sementina, con sede legale a Bellinzona (Cantone Ticino, Svizzera), iscritta dal 3 gennaio 2023 nel registro di commercio del Cantone Ticino, IDI CHE-207.714.834, numero CH-ID CH-501-4027717-7, email info@vamio.ch (di seguito il "Fornitore"). Sementina appartiene al Comune di Bellinzona.

1.2 Il Servizio è un software gestionale online in abbonamento, usato dal browser senza installazione, accessibile all'indirizzo app.vamio.ch. È destinato ad artigiani, imprese e altri professionisti per la gestione di clienti, offerte, fatture con QR-Bill svizzera, richiami di pagamento (compresa la lettera di diffida quale terzo richiamo, con un testo neutro proposto dal Servizio e modificabile dal Cliente) e funzioni accessorie, comprese le funzioni facoltative di assistenza basate su intelligenza artificiale (di seguito le "Funzioni AI").

1.3 Il Servizio è destinato esclusivamente a un uso professionale (rapporto tra imprese). Registrandosi, il Cliente dichiara di agire nell'esercizio della propria attività professionale o imprenditoriale e non come consumatore privato. Le norme a tutela dei consumatori non si applicano.

1.4 Il Servizio non è un software di contabilità in partita doppia, non è un sistema di gestione dei salari e non è un archivio elettronico a norma. Il passaggio dei dati alla contabilità del Cliente avviene con le funzioni di export previste dal Servizio.

1.5 Definizioni. Nelle presenti Condizioni si intende per:

• Fornitore: VAM Deco Sagl, che fornisce Vamio.
• Servizio o Vamio: il gestionale online descritto all'art. 1.2, compresi l'app, il sito e la documentazione.
• Cliente: l'impresa (società, ditta individuale o altro soggetto professionale) che apre un account aziendale e sottoscrive il Servizio. Il Cliente non è mai un consumatore privato.
• Account aziendale: lo spazio riservato del Cliente nel Servizio, separato da quello degli altri clienti, in cui sono conservati i suoi dati e documenti.
• Titolare (con la maiuscola): la persona che registra l'impresa e amministra l'account aziendale. Da non confondere con il "titolare del trattamento" della legge sulla protezione dei dati, espressione usata nel DPA per indicare chi decide sull'uso dei dati personali (si veda l'art. 19.3).
• Collaboratore: la persona invitata dal Titolare a lavorare nell'account aziendale con permessi limitati.
• Utente: il Titolare o un Collaboratore.
• Fiduciario: la persona alla quale il Titolare concede un accesso in sola lettura all'account aziendale, gratuito e non conteggiato fra gli utenti fatturati (art. 2.6).
• Dati del Cliente: tutto ciò che il Cliente o i suoi Utenti inseriscono o creano nel Servizio: anagrafiche, offerte, fatture, richiami, PDF, allegati, impostazioni, conversazioni con l'assistente AI.
• Piano: il pacchetto di funzioni sottoscritto (Standard o Premium), descritto sul sito e nell'app.
• Funzioni AI: le funzioni facoltative di assistenza basate su intelligenza artificiale descritte all'art. 10.
• DPA: l'Accordo sul trattamento dei dati, che regola come il Fornitore tratta i dati personali per conto del Cliente.
• Giorno lavorativo: dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni festivi nel Cantone Ticino.

2. Conclusione del contratto, account e ruoli utente

2.1 Il contratto si conclude quando il Cliente completa la registrazione online, conferma il proprio indirizzo email e accetta, tramite due caselle di spunta distinte, le presenti Condizioni e l'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), prendendo atto dell'informativa sulla protezione dei dati. Chi registra un'impresa dichiara di avere il potere di rappresentarla. Il Fornitore registra e conserva, quale documento contrattuale e per analogia con l'art. 958f CO, per la durata del contratto e per i 10 anni successivi, la versione dei documenti accettati, la data e l'ora dell'accettazione e l'identificativo dell'account e dell'utente, e invia al Titolare per email una copia in PDF dei documenti accettati. L'indirizzo IP registrato al momento dell'accettazione è invece conservato soltanto 12 mesi, poi viene cancellato dalla registrazione, che resta valida come prova anche senza di esso. Tali registrazioni fanno prova dell'accettazione. La versione accettata e quella in vigore sono scaricabili in ogni momento dall'app.

2.2 Al momento della registrazione il Cliente fornisce dati veritieri, completi e aggiornati e li mantiene tali per tutta la durata del contratto.

2.3 Il Fornitore può rifiutare o sospendere una registrazione in caso di sospetto abuso, dati falsi o uso contrario alle presenti Condizioni. Se una registrazione è bloccata automaticamente dai sistemi anti-abuso, il richiedente ne è informato e può chiedere che la decisione sia riesaminata da una persona del Fornitore scrivendo a info@vamio.ch, esponendo il proprio punto di vista (art. 21 cpv. 1 e 2 LPD).

2.4 Titolare. Il Titolare è la persona che registra l'impresa e accetta le presenti Condizioni; dichiara di avere il potere di rappresentarla. Solo il Titolare può modificare il Piano e i dati di fatturazione, aggiungere o rimuovere Utenti, configurarne i permessi, attivare o disattivare le Funzioni AI, disdire il contratto, esportare l'archivio completo, concedere e revocare l'accesso in sola lettura del Fiduciario, trasferire la titolarità e chiedere la cancellazione dell'account.

2.5 Collaboratori. I Collaboratori sono Utenti invitati dal Titolare. Possono creare, modificare e inviare documenti nei limiti dei permessi assegnati, ma non accedono alle impostazioni dell'abbonamento e degli Utenti. Il Titolare risponde verso il Fornitore dell'operato dei propri Utenti e rimuove senza indugio gli accessi di chi lascia l'impresa. Invitando un Collaboratore, il Titolare gli comunica in anticipo che i suoi dati (nome, indirizzo email, dati tecnici di accesso e operazioni eseguite nel Servizio) saranno trattati dal Fornitore secondo l'informativa sulla protezione dei dati, che è allegata all'email di invito e mostrata al primo accesso.

2.6 Fiduciario in sola lettura. Il Titolare può concedere al proprio fiduciario, o a un altro consulente di sua scelta, un accesso in sola lettura all'account aziendale. Questo accesso è gratuito e non è conteggiato fra gli utenti fatturati. Chi lo riceve può consultare in sola lettura i dati e i documenti dell'account, nei limiti previsti dalle impostazioni disponibili nel Servizio, ma non può creare, modificare, inviare, annullare o eliminare alcunché. L'accesso presuppone l'attivazione da parte del Titolare nelle impostazioni ed è da lui revocabile in ogni momento; anche il Fiduciario dispone di credenziali personali e accede con la verifica in due passaggi di cui all'art. 2.7. Prima di concedere l'accesso il Titolare informa il Fiduciario del trattamento dei suoi dati alle stesse condizioni previste per i Collaboratori dall'art. 2.5. Il Titolare risponde verso il Fornitore dell'uso che il Fiduciario fa dell'accesso ricevuto.

2.7 Ogni Utente dispone di credenziali personali. È vietato condividere un accesso tra più persone. Gli Utenti oltre quelli inclusi nel Piano sono fatturati come utenti aggiuntivi (art. 4.1). Per tutti gli Utenti l'accesso è protetto dalla verifica in due passaggi obbligatoria con un codice inviato via email; in aggiunta ogni Utente può attivare, in via facoltativa, un'app di autenticazione.

2.8 Il Titolare può trasferire il proprio ruolo a un altro Utente dall'app, con conferma via email di entrambi; il nuovo Titolare subentra nel contratto. In caso di cessione dell'impresa il contratto può essere trasferito al successore con il consenso del Fornitore, che non sarà negato senza motivo ragionevole.

2.9 Se il Titolare di una ditta individuale decede o diventa durevolmente incapace di agire, il Fornitore può concedere l'accesso all'account, consegnare l'export dei dati o trasferire l'abbonamento a un erede, a un rappresentante legale o al fiduciario dell'impresa che dimostri la propria legittimazione con documenti idonei (certificato ereditario, procura, decisione dell'autorità). In caso di richieste contrastanti o di dubbi il Fornitore può sospendere ogni consegna fino a chiarimento e prolungare fino a 6 mesi il periodo di conservazione di cui all'art. 12.1. Il Titolare può indicare in anticipo nell'app una persona di fiducia autorizzata a questo scopo.

3. Periodo di prova

3.1 Il Servizio può essere provato gratuitamente per 30 giorni dalla registrazione, senza inserire alcun mezzo di pagamento. Durante la prova il Cliente dispone del Piano Premium completo, con i relativi limiti di utilizzo delle Funzioni AI (art. 10.7) e fatte salve le limitazioni previste dall'art. 3.2. Al termine della prova non viene effettuato alcun addebito.

3.2 Durante la prova l'invio di email dai server del Fornitore è disattivato per impostazione predefinita, come misura contro chi si registra al solo scopo di inviare comunicazioni indesiderate: i documenti possono comunque essere scaricati in PDF e inviati dal Cliente con la propria casella di posta. Il Cliente può chiedere in ogni momento l'attivazione dell'invio scrivendo a info@vamio.ch: il Fornitore la concede con un clic dal proprio pannello di piattaforma, di norma entro 1 giorno lavorativo e senza costi. Questa è l'unica limitazione prevista per il periodo di prova. In caso di uso abusivo il Fornitore può limitare temporaneamente altre funzioni; le limitazioni eventualmente attive sono sempre indicate nell'app.

3.3 Al termine della prova, se il Cliente non sottoscrive un Piano, l'account passa in sola lettura e i Dati del Cliente restano esportabili per 60 giorni secondo l'art. 12, poi vengono cancellati. La sottoscrizione di un Piano durante la prova o nei 60 giorni successivi conserva tutti i dati inseriti.

3.4 È ammessa una sola prova per impresa (stessa ragione sociale, stesso numero IDI o stesso dominio email) e per persona. La registrazione richiede un indirizzo email verificato e il superamento di un controllo anti-automazione descritto nell'informativa sulla protezione dei dati. Le registrazioni volte a ottenere più prove, quelle con dati non veritieri e quelle effettuate con strumenti automatici costituiscono abuso e possono essere chiuse senza preavviso, fatto salvo il riesame di cui all'art. 2.3.

4. Piani, prezzi e utenti aggiuntivi

4.1 I Piani disponibili, le funzioni incluse in ciascun Piano e i prezzi sono pubblicati sul sito vamio.ch: la lista ufficiale delle funzioni per Piano è quella della sezione Piani e prezzi e della relativa tabella di confronto. Alla data della presente versione:

• Standard: CHF 59.00 al mese, IVA esclusa, 1 utente incluso;
• Premium: CHF 99.00 al mese, IVA esclusa, 10 utenti inclusi;
• Utente aggiuntivo: CHF 9.00 al mese per utente, IVA esclusa, oltre il primo utente nel Piano Standard e oltre il decimo utente nel Piano Premium;
• Premium annuale: 12 mesi al prezzo di 10 canoni mensili, cioè CHF 990.00 all'anno, equivalente a CHF 82.50 al mese, IVA esclusa, pagabile solo su fattura con QR-Bill (art. 5.2).

Il Titolare può aggiungere o rimuovere utenti aggiuntivi in ogni momento dall'app. Il canone dell'utente aggiuntivo è calcolato in proporzione ai giorni dal momento dell'aggiunta e cessa dalla fine del periodo di fatturazione in cui l'utente è rimosso.

4.2 Tutti i prezzi si intendono in franchi svizzeri (CHF) al netto dell'IVA svizzera all'aliquota applicabile al momento della fatturazione (attualmente 8,1 per cento). In caso di modifica dell'aliquota, la nuova aliquota si applica automaticamente dalla data di entrata in vigore, senza che ciò costituisca una modifica di prezzo ai sensi dell'art. 4.3.

4.3 Il Fornitore può modificare i prezzi e la composizione dei Piani con un preavviso di almeno 60 giorni, comunicato via email al Titolare e con avviso nell'app. Il nuovo prezzo si applica dal primo periodo di fatturazione successivo alla scadenza del preavviso; per gli abbonamenti annuali già pagati si applica solo dal rinnovo successivo. Se il Cliente non accetta la modifica, può disdire il contratto senza costi con effetto alla data di entrata in vigore della modifica. Le modifiche esclusivamente favorevoli al Cliente possono avere effetto immediato.

4.4 Sconti e condizioni promozionali valgono per il periodo indicato nell'offerta e non si rinnovano automaticamente. Alla scadenza si applica il listino in vigore.

5. Fatturazione e pagamenti

5.1 Abbonamento mensile: il canone è addebitato in via anticipata, all'inizio di ogni periodo mensile, sulla carta di pagamento registrata dal Cliente tramite il fornitore di servizi di pagamento Stripe, con rinnovo e addebito automatici. L'abbonamento mensile si paga esclusivamente con carta. I dati della carta sono inseriti direttamente su pagine di Stripe e non transitano dai sistemi del Fornitore.

5.2 Abbonamento annuale (Premium): il canone annuale corrisponde a 12 mesi di Servizio al prezzo di 10 canoni mensili Premium (CHF 990.00 all'anno, equivalente a CHF 82.50 al mese, IVA esclusa) ed è pagato in via anticipata, esclusivamente su fattura con QR-Bill emessa da VAM Deco Sagl, con termine di pagamento di 10 giorni dalla data di emissione. L'abbonamento annuale è attivato dal Fornitore, di norma entro 1 giorno lavorativo dalla sottoscrizione e senza attendere il pagamento della fattura. Il Fornitore gestisce la validità dell'abbonamento annuale con una data di scadenza registrata nell'account. Almeno 30 giorni prima di tale data il Fornitore avvisa il Titolare e gli invia la fattura per l'anno successivo, con lo stesso termine di pagamento di 10 giorni dalla data di emissione: il pagamento entro tale termine vale come rinnovo, il mancato pagamento come mancato rinnovo (art. 5.3 e 6.2). Il Cliente non deve compiere alcuna formalità per non rinnovare.

5.3 L'attivazione del Piano mensile è immediata alla sottoscrizione; per l'abbonamento annuale vale quanto previsto dall'art. 5.2. Abbonamento mensile: se un addebito con carta non va a buon fine, il Fornitore informa il Titolare via email e l'addebito viene ritentato nei giorni successivi. Esauriti i tentativi di addebito senza esito, l'account viene sospeso automaticamente dal sistema e passa in sola lettura: i Dati del Cliente restano esportabili (art. 7.2 e 11.4) e durante la sospensione non maturano nuovi canoni. Se il pagamento non è regolarizzato entro 30 giorni dalla sospensione, il Fornitore può porre fine al contratto con comunicazione via email e si applica l'art. 12 (dati esportabili per 60 giorni, poi cancellazione). Abbonamento annuale: il Fornitore invia almeno un promemoria prima della scadenza del termine di pagamento; trascorso senza pagamento il termine di 10 giorni dalla data di emissione della fattura (art. 5.2 e 6.2), l'abbonamento non si rinnova alla scadenza e l'account passa in sola lettura secondo l'art. 12. Per l'abbonamento annuale non interviene alcun annullo automatico da parte del sistema: la data di scadenza è registrata nell'account ed è gestita dal Fornitore. In entrambi i casi il Cliente può riattivare l'abbonamento in ogni momento, durante la sospensione o durante il periodo di cui all'art. 12.1, saldando l'importo dovuto o registrando una carta valida; la riattivazione ripristina integralmente l'account. Il Cliente può inoltre chiedere che la sospensione o il mancato rinnovo siano riesaminati da una persona del Fornitore scrivendo a info@vamio.ch, esponendo il proprio punto di vista (art. 21 cpv. 1 e 2 LPD).

5.4 In caso di sospensione o di mancato rinnovo per mancato pagamento sono dovuti soltanto i canoni relativi ai periodi già iniziati prima della cessazione. Non è dovuto alcun canone per i periodi successivi. Se la prima fattura di un abbonamento annuale non viene pagata, per i giorni di utilizzo fino alla cessazione è dovuto il canone mensile Premium in proporzione. Restano riservati gli interessi di mora del 5 per cento all'anno (art. 104 cpv. 1 CO) a partire dalla scadenza indicata nella fattura (art. 102 cpv. 2 CO) e le spese di incasso effettivamente sostenute per importi già fatturati e scaduti. Non sono addebitate spese per il primo promemoria.

5.5 Sezione dell'abbonamento nell'account. Nell'account è disponibile, per il solo Titolare, una sezione dedicata all'abbonamento dalla quale può disdire il contratto e consultare la data di attivazione, la data del prossimo rinnovo, il metodo di pagamento, gli utenti aggiuntivi e i pacchetti di richieste AI con i crediti residui, oltre a scaricare le fatture del Fornitore relative all'abbonamento Vamio.

6. Durata, disdetta e risoluzione

6.1 Il contratto mensile si rinnova tacitamente di mese in mese. Il Cliente può disdire in ogni momento dall'app (Impostazioni, Abbonamento) o via email; la disdetta ha effetto alla fine del periodo di fatturazione già pagato ed è confermata via email. Fino a tale data il Titolare può revocare la disdetta dall'app. I canoni già pagati non sono rimborsati.

6.2 Il contratto annuale ha durata di 12 mesi e si rinnova per ulteriori 12 mesi con il pagamento della fattura di rinnovo (art. 5.2). Se la fattura di rinnovo non è pagata entro il termine di 10 giorni dalla data di emissione (art. 5.2) e dopo almeno un promemoria, il contratto non si rinnova, cessa alla fine dell'anno in corso e l'account passa allo stato di cui all'art. 12. Alla scadenza dell'anno il Cliente può passare all'abbonamento mensile.

6.3 Il Fornitore può disdire il contratto con un preavviso di 60 giorni comunicato via email. Per i contratti annuali la disdetta ordinaria del Fornitore ha effetto alla scadenza dell'anno pagato; se ha effetto prima, il Fornitore rimborsa in proporzione il canone relativo al periodo non goduto.

6.4 Il Fornitore può risolvere il contratto con effetto immediato per un motivo grave (giusta causa), in particolare: (a) violazione grave o ripetuta delle presenti Condizioni nonostante un avviso; (b) uso illecito o abusivo del Servizio, compresi l'invio di spam e l'emissione di documenti falsi; (c) fallimento, liquidazione o cessazione dell'attività del Cliente. Il mancato pagamento è regolato esclusivamente dall'art. 5.3. In caso di risoluzione per giusta causa non è dovuto alcun rimborso dei canoni pagati e si applica l'art. 12.

7. Sospensione del Servizio

7.1 Il Fornitore può sospendere in tutto o in parte l'accesso al Servizio: (a) in caso di violazione delle presenti Condizioni, dopo un avviso via email con un termine di almeno 5 giorni lavorativi per porvi rimedio, salvo che l'avviso sia inutile; (b) con effetto immediato, informando il Titolare entro 1 giorno lavorativo, se l'uso dell'account compromette la sicurezza o la stabilità del Servizio, di altri clienti o di terzi, oppure in caso di sospetto fondato di uso illecito (spam, documenti falsi, accessi non autorizzati); (c) in caso di mancato pagamento, esclusivamente secondo la procedura dell'art. 5.3; (d) su ordine di un'autorità competente.

7.2 Durante la sospensione il Cliente conserva l'accesso in sola lettura ai propri dati e la possibilità di esportarli con la funzione di export completo (art. 11.4), salvo che un ordine dell'autorità lo vieti. Il Fornitore non trattiene mai i Dati del Cliente come garanzia di pagamento.

7.3 La sospensione è revocata non appena la causa è rimossa, di regola entro 1 giorno lavorativo, senza costi di riattivazione. Se la sospensione è dovuta a un fatto imputabile al Cliente, i canoni restano dovuti per la sua durata; nessun canone matura per sospensioni non imputabili al Cliente. Se la causa non è rimossa entro 30 giorni, il Fornitore può risolvere il contratto ai sensi dell'art. 6.

8. Obblighi del Cliente, usi vietati, uso ragionevole e manleva

8.1 Il Cliente utilizza il Servizio in conformità al diritto applicabile e alle presenti Condizioni ed è responsabile dell'operato dei propri Utenti.

8.2 Il Cliente custodisce con diligenza le credenziali di accesso e informa immediatamente il Fornitore in caso di sospetto accesso non autorizzato, scrivendo a info@vamio.ch. L'accesso di tutti gli Utenti è protetto dalla verifica in due passaggi obbligatoria con codice via email (art. 2.7); in aggiunta è disponibile, in via facoltativa, un'app di autenticazione.

8.3 Il Cliente è l'unico responsabile dei Dati del Cliente, della loro liceità, correttezza e completezza. In qualità di titolare del trattamento dei dati personali dei propri clienti, contatti e collaboratori (art. 5 lett. j LPD), il Cliente garantisce in particolare che: (a) i trattamenti affidati al Fornitore sono trattamenti che egli stesso ha il diritto di effettuare; (b) nessun obbligo legale o contrattuale di serbare il segreto vieta di affidare tali dati al Fornitore e ai sub-responsabili indicati nell'Allegato C del DPA (art. 9 cpv. 1 lett. b LPD); (c) ha informato le persone interessate ai sensi dell'art. 19 LPD, indicando il Fornitore tra i destinatari e, se utilizza le Funzioni AI, lo Stato destinatario e le garanzie di cui all'art. 10; (d) dispone di un motivo giustificativo ai sensi degli art. 30 e 31 LPD, in particolare del consenso espresso della persona interessata dove il trattamento si fonda sul consenso (art. 6 cpv. 6 e 7 lett. a LPD), per gli eventuali dati personali degni di particolare protezione che decidesse di inserire, sotto la propria esclusiva responsabilità. Il Fornitore mette a disposizione nell'app le informazioni necessarie a tali adempimenti (fornitori terzi, Stato di trattamento, garanzie, descrizione generale delle misure di sicurezza). Gli ulteriori obblighi delle parti sono regolati dal DPA.

8.4 Il Cliente usa il Servizio esclusivamente per la propria attività professionale e per documenti veritieri destinati ai propri clienti e contatti. È vietato in particolare: (a) inviare tramite il Servizio comunicazioni non richieste, pubblicitarie o di massa, o messaggi a destinatari con cui il Cliente non ha un rapporto commerciale; (b) emettere documenti falsi, ingannevoli o per conto di imprese diverse dal Cliente; (c) caricare contenuti illeciti, dannosi o di cui il Cliente non detiene i diritti; (d) tentare di accedere a dati di altri clienti, aggirare le misure di sicurezza o analizzare il Servizio con strumenti automatici non autorizzati; (e) rivendere, noleggiare o far usare il Servizio a terzi, o usarlo per gestire l'attività di altre imprese senza accordo scritto con il Fornitore; (f) usare il Servizio in modo da comprometterne la stabilità, la sicurezza o le prestazioni.

8.5 Il Cliente prende atto che, a tutela dell'integrità della numerazione e della documentazione contabile e per agevolare il rispetto dei propri obblighi di tenuta e conservazione (art. 957a e 958f CO), le fatture emesse nel Servizio non possono essere eliminate: possono solo essere annullate, con annullamento tracciato o emissione di nota di credito, oppure archiviate, e restano conservate nell'archivio del Cliente per la durata del contratto. Una fattura annullata può essere riportata allo stato di bozza soltanto dal Titolare e l'operazione è registrata. Le offerte restano invece eliminabili dagli Utenti che dispongono del relativo permesso. Eventuali richieste di cancellazione di dati personali contenuti nelle fatture sono valutate dal Cliente, quale titolare del trattamento, nei limiti degli obblighi legali di conservazione.

8.6 Uso ragionevole. Il Servizio è dimensionato per l'uso normale di una piccola o media impresa. Il Fornitore può fissare limiti tecnici ragionevoli (spazio di archiviazione, numero di invii email al giorno, richieste alle Funzioni AI, frequenza delle operazioni), indicati nell'app o sul sito. In caso di superamento il Fornitore avvisa il Titolare e concorda una soluzione; solo in caso di uso manifestamente anomalo che pregiudica altri clienti può limitare temporaneamente la funzione interessata.

8.7 Il Fornitore non controlla il contenuto dei documenti e delle email del Cliente e non effettua verifiche a campione. Interviene solo su segnalazione fondata di terzi o autorità, oppure in presenza di anomalie tecniche (per esempio invii massivi o tassi anomali di rifiuto).

8.8 Manleva. Il Cliente tiene indenne il Fornitore da ogni pretesa di terzi o di autorità, comprese le spese legali ragionevoli, derivante dai Dati del Cliente, dai documenti emessi, dalle email inviate a suo nome tramite il Servizio o da un uso del Servizio contrario alle presenti Condizioni o alla legge, salvo che la pretesa derivi da colpa del Fornitore. Il Fornitore informa il Cliente senza indugio della pretesa ricevuta e gli consente di partecipare alla difesa.

9. Invio di email per conto del Cliente

9.1 Su richiesta dell'Utente, il Servizio invia le email operative (offerte, fatture, richiami, notifiche) da server situati in Svizzera presso il fornitore di hosting del Fornitore, con la ragione sociale del Cliente come nome visualizzato del mittente e l'indirizzo email del Cliente come indirizzo di risposta; l'indirizzo tecnico di invio appartiene a un dominio del Fornitore e non riceve le risposte dei destinatari, che arrivano direttamente alla casella del Cliente. Il Cliente autorizza il Fornitore a usare a questo scopo il proprio nome e il proprio indirizzo email e garantisce di esserne legittimato.

9.2 Il Cliente è l'autore e l'unico responsabile del contenuto delle email, degli allegati e della scelta dei destinatari. Le email inviate tramite il Servizio sono limitate alle comunicazioni collegate a un rapporto commerciale con il destinatario: è vietato l'invio di newsletter, pubblicità o messaggi di massa. Se il Cliente invia comunicazioni a carattere promozionale, garantisce di aver ottenuto il consenso preventivo dei destinatari oppure di poter beneficiare dell'eccezione per i clienti esistenti, di indicare correttamente la propria identità come mittente e di offrire una possibilità di opposizione agevole e gratuita, conformemente all'art. 3 cpv. 1 lett. o LCSl.

9.3 L'invio si considera eseguito quando il messaggio è consegnato al server di posta del destinatario. Il Fornitore non garantisce la ricezione, la lettura o la classificazione come posta legittima da parte dei sistemi del destinatario, ma mostra nell'app lo stato di ogni invio e conserva per 12 mesi un registro degli invii (data e ora, destinatario, esito), che fa fede tra le parti. L'avviso di invio non riuscito è sempre inviato al mittente e non può essere disattivato. La conferma di invio riuscito è invece facoltativa: è attiva per impostazione predefinita e può essere disattivata nelle impostazioni.

9.4 Per proteggere la reputazione dei propri server a beneficio di tutti i clienti, il Fornitore applica limiti di invio giornalieri e controlli automatici e può sospendere temporaneamente l'invio dall'account in caso di tasso anomalo di rifiuti, segnalazioni di spam o contenuti vietati, informando il Titolare. Durante il periodo di prova l'invio è disattivato (art. 3.2).

9.5 Opzione avanzata: invio dalla casella di posta del Cliente. Su richiesta del Cliente il Fornitore abilita nel suo account la possibilità di configurare le credenziali della propria casella di posta o del proprio server SMTP. Una volta abilitata, il Cliente inserisce le credenziali nelle impostazioni e le email partono dal suo sistema, con il suo indirizzo come mittente effettivo. Le credenziali sono conservate in forma cifrata e utilizzate dal Fornitore esclusivamente per eseguire gli invii richiesti dal Cliente: il Fornitore non le usa per accedere alla corrispondenza del Cliente né per altre finalità. Il Cliente resta responsabile della validità delle credenziali, dei mancati recapiti e dei blocchi applicati dal proprio fornitore di posta, e può revocare la configurazione in ogni momento cancellando le credenziali dalle impostazioni. Questa opzione è alternativa all'invio dai server del Fornitore di cui all'art. 9.1. Il suo funzionamento dipende dalle caratteristiche del servizio di posta scelto dal Cliente: il Fornitore non ne garantisce la compatibilità con qualunque fornitore di posta e indica nell'app i requisiti tecnici necessari.

9.6 Pagine pubbliche di accettazione delle offerte. Nei Piani che prevedono l'accettazione elettronica secondo la lista delle funzioni pubblicata su vamio.ch (art. 4.1), le offerte inviate con il Servizio possono essere accettate dal destinatario su una pagina pubblica ospitata all'indirizzo accept.vamio.ch, unico per tutti i clienti, che mostra il logo e i dati del Cliente che ha inviato l'offerta e riporta, secondo il Piano sottoscritto, una menzione del Servizio. Sulla pagina il destinatario può accettare l'offerta, chiedere modifiche oppure comunicare che non l'accetta; di ogni aggiornamento il Titolare riceve una comunicazione via email all'indirizzo registrato nell'account. Il collegamento cessa di funzionare quando l'offerta viene archiviata o quando è scaduto il termine di validità indicato nell'offerta. I collegamenti inviati prima dell'attivazione di questo indirizzo restano validi. Nei Piani che non prevedono l'accettazione elettronica, l'accettazione dell'offerta viene registrata manualmente dall'Utente nel Servizio.

9.7 Se il Servizio registra l'apertura di email o di link in esse contenuti (per esempio l'apertura della pagina di accettazione di un'offerta), l'Utente ne è informato nell'app e il Cliente resta responsabile di informarne i propri destinatari nella propria informativa sulla protezione dei dati.

10. Funzioni AI

10.1 Le Funzioni AI sono comprese in entrambi i Piani, nei limiti di utilizzo previsti dall'art. 10.7, e sono disattivate per impostazione predefinita su ogni nuovo account. Si tratta di una misura volontaria del Fornitore, ispirata al principio della protezione dei dati mediante impostazioni predefinite (art. 7 cpv. 3 LPD), adottata anche per consentire al Cliente, quale titolare del trattamento, di rispettare a sua volta tale principio. Il Titolare può attivarle nelle impostazioni dopo aver preso visione dell'informazione sul fornitore AI e sul luogo di trattamento, e può disattivarle in ogni momento con effetto immediato. Con le Funzioni AI disattivate nessun dato del Cliente viene trasmesso al fornitore AI. Le singole funzioni dell'assistente sono descritte nell'app e possono essere introdotte progressivamente: fa stato quanto disponibile nel Piano sottoscritto al momento dell'uso. L'attivazione è un atto volontario del Cliente e costituisce istruzione documentata e autorizzazione ai sensi dell'art. 9 cpv. 3 LPD.

10.2 Le Funzioni AI assistono nella creazione e nella gestione dei documenti tramite una chat e, dove disponibile, tramite dettatura vocale, aiutano a usare il Servizio e propongono i testi dei documenti e delle email. Il Fornitore non garantisce tempi di risposta dell'assistente. Propongono contenuti e azioni: nulla viene salvato, modificato, eliminato o inviato senza la conferma esplicita dell'Utente, che resta responsabile del risultato. L'app mostra in modo permanente l'avviso che l'assistente può commettere errori e che il risultato va sempre controllato. I calcoli (totali, IVA, dati della QR-Bill) sono sempre eseguiti dal programma e mai dall'assistente. La consulenza contabile, fiscale e legale non rientra nel compito dell'assistente: per queste materie il Cliente si rivolge al proprio fiduciario o a un altro professionista (art. 17.1).

10.3 Eccezione alla localizzazione svizzera dei dati. Quando un Utente usa una Funzione AI, il testo da elaborare (e i dati in esso contenuti) è trasmesso al fornitore terzo indicato nell'informativa sulla protezione dei dati e nell'Allegato C del DPA (attualmente Google, servizio Gemini), che lo tratta su server situati negli Stati Uniti d'America e in Irlanda, oltre agli altri Paesi in cui il gruppo Google dispone di strutture. Il fornitore elabora il testo per generare la risposta e può conservarlo per un periodo limitato ai soli controlli contro gli abusi, senza usarlo per addestrare o migliorare i modelli. Il Fornitore utilizza esclusivamente il servizio a pagamento del fornitore AI, le cui condizioni contrattuali vietano l'uso dei contenuti trasmessi e delle risposte per addestrare o migliorare i modelli; il livello gratuito, che invece utilizza i contenuti per l'addestramento, non è usato. Il Fornitore non usa i Dati del Cliente per addestrare modelli propri e trasmette solo i dati necessari alla singola richiesta. La comunicazione all'estero avviene sulla base della decisione di adeguatezza del Consiglio federale relativa alle organizzazioni certificate secondo il Swiss-U.S. Data Privacy Framework (art. 16 cpv. 1 LPD e allegato 1 OPDa n. 44). In subordine, se la certificazione venisse meno, si applicano le clausole tipo di protezione dei dati riconosciute dall'IFPDT con gli adattamenti svizzeri (art. 16 cpv. 2 lett. d LPD). Lo stato della certificazione del fornitore AI è verificato dal Fornitore almeno una volta all'anno sul registro ufficiale.

10.4 Il Cliente si impegna a non utilizzare le Funzioni AI su testi contenenti dati personali degni di particolare protezione (per esempio dati sulla salute, dati concernenti perseguimenti e sanzioni amministrativi e penali, dati su convinzioni religiose o politiche, secondo l'elenco dell'art. 5 lett. c LPD) né dati di terzi che non ha il diritto di comunicare all'estero. Il Fornitore raccomanda inoltre, senza che ciò costituisca una categoria prevista dalla legge, di non inserire nelle richieste all'assistente informazioni sulle esecuzioni per debiti dei propri clienti.

10.5 I contenuti generati possono contenere errori o imprecisioni, anche in importi, aliquote IVA e dati dei destinatari. Il Cliente verifica sempre i contenuti prima di usarli o inviarli. Il Fornitore non garantisce l'esattezza, la completezza o l'idoneità dei contenuti generati e non risponde delle conseguenze del loro uso non verificato.

10.6 Le conversazioni con l'assistente AI possono contenere dati dei clienti finali del Cliente e sono quindi trattate secondo il DPA. Sono conservate su server in Svizzera per 90 giorni dalla loro creazione e poi cancellate automaticamente. Il Titolare può cancellare singole conversazioni in ogni momento prima di tale termine.

10.7 Limiti di utilizzo. Le Funzioni AI sono comprese nel canone entro un limite mensile espresso in richieste, indicato nell'app e sul sito: 20 richieste al mese nel Piano Standard, che permettono di provare la funzione, e 500 richieste al mese nel Piano Premium. Il limite vale per account aziendale e si azzera a ogni periodo di fatturazione mensile. Raggiunto il limite, le sole Funzioni AI si fermano fino al mese successivo, oppure il Cliente passa al Piano superiore. Non sono previsti addebiti a consumo e non vi è alcun effetto sulle altre funzioni del Servizio; il Fornitore avvisa il Titolare all'avvicinarsi del limite. Il Titolare può inoltre acquistare pacchetti di richieste supplementari: 100 richieste a CHF 9.00 e 500 richieste a CHF 29.00, IVA esclusa. I pacchetti si pagano con un pagamento singolo con carta, sono utilizzabili entro 30 giorni dall'acquisto e non si rinnovano automaticamente; le richieste non utilizzate entro tale termine decadono. I crediti residui sono indicati nella sezione dell'abbonamento (art. 5.5). Nulla viene addebitato senza un ordine espresso del Titolare.

10.8 Il Fornitore può sostituire il fornitore AI o il modello utilizzato secondo la procedura prevista per i sub-responsabili nel DPA (preavviso di 30 giorni, opposizione motivata del Cliente, silenzio-assenso) e può ritirare singole Funzioni AI contrassegnate nell'app come in fase di introduzione con un preavviso di 30 giorni.

11. Dati del Cliente: diritti, localizzazione ed export

11.1 Tutti i diritti sui Dati del Cliente restano al Cliente, che è titolare del trattamento dei dati personali in essi contenuti (art. 5 lett. j LPD). Il Fornitore non acquisisce alcun diritto sui Dati del Cliente e li tratta, in qualità di responsabile del trattamento, esclusivamente per erogare il Servizio, eseguire le copie di sicurezza e adempiere agli obblighi di legge, secondo il DPA. I documenti generati con il Servizio (PDF di offerte, fatture e richiami) appartengono al Cliente anche se creati con modelli e layout del Fornitore.

11.2 Localizzazione dei dati. I Dati del Cliente sono archiviati e trattati in Svizzera: banca dati, documenti, PDF e copie di sicurezza risiedono su server situati in Svizzera presso Infomaniak Network SA, Ginevra. Anche le email inviate dal Servizio partono da server situati in Svizzera. Il traffico tra il browser dell'Utente e il Servizio transita, in forma cifrata, dalla rete di protezione di Cloudflare, Inc. (Stati Uniti d'America), che filtra gli attacchi informatici e verifica che chi si registra sia una persona reale. Per svolgere questa funzione Cloudflare decifra temporaneamente il traffico su propri server che possono trovarsi anche fuori dalla Svizzera e non ne conserva il contenuto in modo permanente. Le garanzie di protezione dei dati applicabili sono indicate nell'informativa sulla protezione dei dati e nell'Allegato C del DPA.

11.3 Uscite di dati dalla Svizzera. Le uscite di dati dalla Svizzera sono quattro: (a) il transito tecnico attraverso la rete di protezione di Cloudflare descritto all'art. 11.2 (dati in viaggio, non conservati); (b) i pagamenti con carta tramite Stripe (art. 5.1): i dati di pagamento sono inseriti direttamente su pagine di Stripe, che li tratta anche fuori dalla Svizzera; il contenuto del gestionale non è trasmesso a Stripe; (c) le Funzioni AI descritte all'art. 10.3, limitatamente al testo delle singole richieste all'assistente e solo se le Funzioni AI sono attivate e usate; (d) la consegna delle email ai destinatari scelti dal Cliente, verso i loro server di posta, che possono trovarsi all'estero: questa avviene su istruzione del Cliente, che ne è titolare, e non è una comunicazione all'estero decisa dal Fornitore. Il transito da Cloudflare dipende dal Fornitore; i pagamenti con carta dipendono dal mezzo di pagamento scelto dal Cliente; le Funzioni AI dipendono dall'attivazione decisa dal Titolare; la consegna delle email dipende dal Cliente. Nessun altro fornitore terzo accede al contenuto del gestionale del Cliente. Questo elenco riguarda tutti i dati trattati nell'ambito del Servizio, compresi i dati dell'abbonamento del Cliente. Per i soli dati che il Cliente inserisce nel gestionale, cioè i dati dei suoi clienti finali, le uscite dalla Svizzera sono tre, perché il fornitore di pagamento non vi accede mai: quel perimetro diverso è descritto nell'art. 6 dell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA). Se in futuro il Fornitore rinuncerà a Cloudflare o adotterà la localizzazione europea del traffico, l'informazione contenuta nel presente articolo verrà aggiornata secondo l'art. 20.

11.4 Il Cliente può in ogni momento esportare autonomamente tutti i propri dati e documenti tramite la funzione di export completo in formato ZIP (dati strutturati e PDF), disponibile nell'app senza costi aggiuntivi, anche durante una sospensione (art. 7.2) e durante il periodo di congelamento (art. 12.1).

11.5 Il Fornitore informa il Cliente con almeno 30 giorni di anticipo, secondo la procedura prevista dal DPA per i sub-responsabili, di ogni modifica dei fornitori terzi o dello Stato in cui i Dati del Cliente sono trattati. Il Cliente può opporsi per iscritto e con motivazione entro tale termine; in assenza di opposizione la modifica si considera autorizzata.

11.6 Per quanto tempo i dati restano nel Servizio. Durante il contratto, e nei limiti dello spazio di archiviazione previsto dal Piano (art. 8.6): i PDF delle offerte e delle fatture, comprese le bozze, restano disponibili per 10 anni; l'annotazione dell'invio riportata sul documento resta per 10 anni; il registro degli invii email resta 12 mesi (art. 9.3); i registri tecnici di sistema e il registro delle operazioni eseguite nell'account restano 12 mesi; le conversazioni con l'assistente AI restano 90 giorni (art. 10.6); le copie di sicurezza cifrate restano 30 giorni (art. 13.3). La prova dell'accettazione dei documenti contrattuali è conservata 10 anni, mentre il solo indirizzo IP registrato al momento dell'accettazione è conservato 12 mesi (art. 2.1). Alla cessazione del contratto si applicano gli art. 12.1 e 12.2.

12. Fine del contratto e cancellazione dei dati

12.1 Alla cessazione del contratto per qualsiasi causa (disdetta, mancato pagamento, fine della prova senza sottoscrizione, risoluzione), l'account passa in sola lettura e i Dati del Cliente restano congelati per 60 giorni. In questo periodo il Titolare può accedere, esportare l'archivio completo (art. 11.4) o riattivare l'abbonamento, che ripristina integralmente l'account. Il Fornitore invia promemoria via email al Titolare almeno 30 giorni e 7 giorni prima della cancellazione.

12.2 Trascorsi i 60 giorni, i Dati del Cliente vengono cancellati definitivamente dai sistemi di produzione e, entro i successivi 30 giorni, dalle copie di sicurezza con la loro normale rotazione. Le copie di sicurezza non sono usate per ripristinare i dati cancellati alla fine del contratto, salvo ripristino integrale del sistema dopo un incidente, nel qual caso i dati cancellati vengono eliminati di nuovo senza indugio; durante il contratto resta possibile chiedere il ripristino di singoli dati alle condizioni dell'art. 13.3. Su richiesta scritta il Fornitore conferma per iscritto l'avvenuta cancellazione. Restano conservati i dati che il Fornitore deve o può legittimamente tenere (in particolare le proprie fatture al Cliente e i relativi documenti contabili, per 10 anni dalla fine dell'esercizio ai sensi dell'art. 958f CO; i documenti contrattuali, compresa la prova dell'accettazione di cui all'art. 2.1, per 10 anni per analogia con l'art. 958f CO e sulla base dell'interesse legittimo alla prova del contratto; i registri tecnici di sistema e di sicurezza per 12 mesi), oltre a un'impronta non reversibile dell'indirizzo email e dell'IDI degli account di prova non convertiti, conservata 12 mesi per prevenire prove multiple (si veda l'informativa sulla protezione dei dati). Il registro delle operazioni eseguite nell'account è invece cancellato insieme all'account. Tali dati sono trattati dal Fornitore in qualità di titolare autonomo secondo l'informativa sulla protezione dei dati e non comprendono i dati dei clienti finali del Cliente.

12.3 Il Titolare può chiedere in ogni momento la cancellazione anticipata dell'account dall'app, con conferma della password e dell'indirizzo email. In tal caso il periodo di 60 giorni non si applica, la cancellazione è irreversibile e l'abbonamento in corso cessa senza rimborso.

12.4 Avvertenza importante. Gli obblighi legali di conservazione dei documenti commerciali (in particolare la conservazione decennale delle fatture, art. 958f CO) restano a carico del Cliente. Il Servizio è uno strumento di gestione e non un archivio elettronico a norma: il Cliente deve esportare e conservare i propri documenti prima della cancellazione, su supporti o con procedure che ne garantiscano integrità, prova del momento di memorizzazione e leggibilità per tutto il periodo di conservazione, conformemente all'art. 958f cpv. 3 CO e agli art. 9 e 10 dell'Ordinanza sui libri di commercio (Olc; RS 221.431). Dopo la cancellazione il Fornitore non è più in grado di fornire alcun documento.

13. Disponibilità, manutenzione, copie di sicurezza e assistenza

13.1 Il Fornitore mantiene il Servizio accessibile 24 ore su 24 con la diligenza di un operatore professionale e persegue un obiettivo indicativo di disponibilità del 99 per cento su base mensile, calcolato escludendo le manutenzioni programmate, le interruzioni dovute a cause esterne (rete Internet, fornitori terzi, attacchi informatici, forza maggiore) e quelle causate dal Cliente. Questo obiettivo è indicativo, non costituisce garanzia contrattuale e non dà diritto a indennizzi, salvo livelli di servizio concordati per iscritto.

13.2 Le manutenzioni programmate sono eseguite di regola tra le 22:00 e le 06:00 o nel fine settimana e annunciate nell'app e via email con almeno 48 ore di anticipo. Gli interventi urgenti di sicurezza possono essere eseguiti senza preavviso. Lo stato del Servizio e le interruzioni in corso sono comunicati nell'app o su una pagina di stato indicata sul sito.

13.3 Il Fornitore esegue ogni giorno una copia di sicurezza cifrata dei Dati del Cliente, conservata per 30 giorni sul server del Servizio e su Swiss Backup di Infomaniak, spazio di salvataggio situato in Svizzera, e ne verifica periodicamente il ripristino. Nessuna copia dei dati di sistema è conservata su dispositivi personali del Fornitore. Le copie servono a ripristinare il Servizio in caso di guasto o incidente. Il ripristino di singoli dati cancellati per errore dal Cliente o dai suoi Utenti non è compreso nel canone: può essere richiesto entro 30 giorni ed è eseguito, se tecnicamente possibile, alla tariffa oraria del listino; è gratuito se la perdita è imputabile al Fornitore. Le copie di sicurezza non sostituiscono l'export periodico dei documenti da parte del Cliente (art. 11.4).

13.4 L'assistenza è fornita in italiano via email all'indirizzo info@vamio.ch e tramite il canale di assistenza nell'app, nei giorni lavorativi dalle 08:30 alle 17:30. Il Fornitore risponde di norma entro 2 giorni lavorativi; si tratta di un termine indicativo. I problemi che impediscono di emettere o inviare offerte e fatture sono trattati con priorità. L'assistenza riguarda l'uso del Servizio: non comprende consulenza contabile, fiscale o legale né la configurazione su misura, che può essere richiesta come servizio aggiuntivo (art. 14).

13.5 Il personale del Fornitore accede ai Dati del Cliente solo se necessario per risolvere una richiesta di assistenza o un incidente tecnico, per il tempo strettamente necessario. Ogni accesso è registrato e il Titolare può chiederne l'elenco.

13.6 Le segnalazioni di problemi di sicurezza, di sospetti accessi non autorizzati e di vulnerabilità vanno inviate a info@vamio.ch. Il Fornitore prende in carico queste segnalazioni con priorità e non intraprende azioni contro chi segnala in buona fede una vulnerabilità senza sfruttarla e senza divulgarla prima della correzione.

14. Servizi aggiuntivi

14.1 Su richiesta il Fornitore esegue servizi aggiuntivi non compresi nel canone: configurazione iniziale con i materiali del Cliente (pacchetto chiavi in mano), importazione di dati da fogli di calcolo (file Excel o CSV) o da un gestionale precedente, formazione, personalizzazioni. I servizi sono fatturati secondo l'offerta accettata dal Cliente o, in mancanza, alla tariffa oraria del listino pubblicato sul sito (attualmente CHF 80.00 + IVA all'ora), con fattura QR-Bill pagabile entro 10 giorni.

14.2 Il Cliente fornisce per tempo i dati, i materiali e gli accessi necessari e garantisce di averne i diritti. Il Fornitore non risponde di errori o ritardi dovuti a dati incompleti, inesatti o forniti in ritardo dal Cliente.

14.3 Il Cliente verifica il risultato entro 10 giorni lavorativi dalla consegna e segnala per iscritto eventuali difetti; in mancanza di segnalazioni il servizio si intende accettato. I difetti segnalati vengono corretti senza costi aggiuntivi. Le ore eccedenti l'offerta sono eseguite solo previo accordo.

14.4 Ai servizi aggiuntivi si applicano le limitazioni di responsabilità dell'art. 17.

15. Evoluzione del Servizio

15.1 Vamio è un Servizio in evoluzione: è pienamente utilizzabile per l'attività ordinaria del Cliente e continua a essere sviluppato, con nuove funzioni che si aggiungono nel tempo e funzioni esistenti che possono essere migliorate o modificate. Il Fornitore stesso utilizza quotidianamente il Servizio per la gestione della propria azienda. La registrazione e l'avvio della prova gratuita avvengono direttamente online, senza attivazione manuale; restano riservate le verifiche sulle iscrizioni sospette previste dall'art. 2.3 e l'attivazione dell'abbonamento annuale da parte del Fornitore prevista dall'art. 5.2.

15.2 Cosa resta comunque garantito. Restano pienamente applicabili gli impegni su localizzazione dei dati (art. 11.2 e 11.3), copie di sicurezza giornaliere (art. 13.3), export completo sempre disponibile (art. 11.4), conservazione dei dati per 60 giorni dopo la fine del contratto (art. 12.1), riservatezza e protezione dei dati (art. 19 delle presenti Condizioni e DPA).

15.3 Cosa può cambiare. Possono cambiare le funzioni disponibili, le prestazioni e i limiti di uso ragionevole, nonché i prezzi, questi ultimi solo con il preavviso di 60 giorni dell'art. 4.3. Le singole funzioni possono essere modificate o ritirate con un preavviso di 30 giorni. Finché un livello di disponibilità non è concordato per iscritto, il Fornitore non lo garantisce e non è dovuto alcun indennizzo per interruzioni o malfunzionamenti, fermi restando i limiti dell'art. 17.

15.4 Le singole funzioni contrassegnate nell'app come in fase di introduzione possono essere modificate o ritirate con un preavviso di 30 giorni e sono escluse da qualsiasi impegno di continuità. I documenti già emessi con tali funzioni restano validi, consultabili ed esportabili.

15.5 Il Cliente segnala al Fornitore gli errori riscontrati tramite il canale di assistenza. Il Fornitore corregge con priorità gli errori che impediscono di emettere, inviare o esportare offerte e fatture.

15.6 Le condizioni economiche concordate per iscritto con il Cliente restano valide per tutto il periodo indicato nell'accordo, anche quando il listino cambia. Il Fornitore comunica via email, con almeno 30 giorni di anticipo, i cambiamenti rilevanti nell'assetto del Servizio, insieme alle eventuali Condizioni aggiornate secondo l'art. 20.

16. Proprietà intellettuale e referenze

16.1 Il software Vamio, il suo codice, il design, i modelli di documento, i testi dell'interfaccia, la documentazione e i marchi restano di proprietà esclusiva del Fornitore o dei suoi licenzianti. Il Cliente riceve, per la durata del contratto, un diritto d'uso non esclusivo, non trasferibile e limitato alla propria attività e agli Utenti attivati. Il Cliente non può copiare, modificare, decompilare o riprodurre il Servizio, né usare le conoscenze acquisite con il suo utilizzo per realizzare o far realizzare un prodotto concorrente.

16.2 Il Fornitore può utilizzare dati statistici aggregati e anonimi sull'uso del Servizio (per esempio numero di documenti creati, funzioni utilizzate, tempi di risposta), dai quali non è possibile risalire al Cliente né ai suoi clienti finali, per migliorare il Servizio e per comunicazioni generali sul prodotto.

16.3 Suggerimenti, segnalazioni e proposte di miglioramento comunicati dal Cliente possono essere utilizzati liberamente dal Fornitore per sviluppare il Servizio, senza obbligo di compenso, riconoscimento o riservatezza.

16.4 Referenze. Il Fornitore cita il nome, il logo o una testimonianza del Cliente sul proprio sito o nei propri materiali solo con il consenso espresso del Titolare, dato nelle impostazioni dell'account o per iscritto e revocabile in ogni momento con effetto sulle pubblicazioni future; il Fornitore rimuove il riferimento entro 30 giorni dalla revoca. Il Fornitore non pubblica in alcun caso dati commerciali, importi o documenti del Cliente. Testimonianze e recensioni sono pubblicate solo nella forma approvata dal Cliente.

17. Garanzia e responsabilità

17.1 Il Fornitore eroga il Servizio con la diligenza di un operatore professionale, ma non garantisce che sia esente da errori, ininterrotto o adatto a esigenze particolari del Cliente non concordate per iscritto. Il Servizio è uno strumento di gestione: non fornisce consulenza contabile, fiscale o legale e non sostituisce le verifiche del Cliente o del suo fiduciario.

17.2 Il Cliente resta l'unico responsabile della correttezza formale e sostanziale dei documenti emessi (offerte, fatture, richiami), compresi importi, aliquote IVA, numerazione, coordinate bancarie e QR-IBAN, dati del destinatario e contenuti generati con le Funzioni AI, nonché del rispetto dei propri obblighi contabili e fiscali.

17.3 Il Fornitore risponde senza limitazioni dei danni causati con dolo o colpa grave e dei danni alle persone. Negli altri casi, e nei limiti ammessi dalla legge: (a) è esclusa la responsabilità per danni indiretti (per esempio mancato guadagno, perdita di clienti, danni d'immagine, interruzione dell'attività); (b) è esclusa la responsabilità per la perdita di dati che il Cliente avrebbe potuto evitare con l'export periodico (art. 11.4) o che il Fornitore ha ripristinato dalle copie di sicurezza; (c) la responsabilità complessiva del Fornitore per i danni diretti è limitata, per ciascun anno contrattuale, all'importo dei canoni pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso.

17.4 Nella misura ammessa dall'art. 101 cpv. 2 CO è esclusa la responsabilità del Fornitore per l'operato dei propri ausiliari e subfornitori (in particolare hosting, servizi di pagamento, fornitore AI, fornitori di rete), fatta salva la colpa del Fornitore nella loro scelta, istruzione e sorveglianza. Il Fornitore non risponde dei malfunzionamenti di servizi di terzi non forniti da lui (connessione Internet del Cliente, sistemi di posta dei destinatari, banche, software di contabilità).

17.5 Restano riservate le responsabilità che per legge non possono essere escluse o limitate (art. 100 cpv. 1 CO).

18. Forza maggiore

18.1 Nessuna parte risponde del mancato o ritardato adempimento dovuto a eventi al di fuori del proprio ragionevole controllo, quali guasti estesi delle reti di telecomunicazione o dell'energia, attacchi informatici di vasta portata, interruzioni presso fornitori essenziali (hosting, servizi di pagamento), epidemie, catastrofi naturali, provvedimenti di autorità, scioperi.

18.2 La parte colpita informa l'altra senza indugio e adotta le misure ragionevoli per limitare gli effetti. Gli obblighi sospesi riprendono al termine dell'evento.

18.3 Se l'impedimento dura più di 30 giorni consecutivi, ciascuna parte può disdire il contratto con effetto immediato; in tal caso il Fornitore rimborsa i canoni pagati per il periodo non goduto. L'obbligo di pagare i canoni per i periodi già goduti non è sospeso.

19. Protezione dei dati

19.1 Il trattamento dei dati personali da parte del Fornitore è descritto nell'informativa sulla protezione dei dati di Vamio, disponibile sul sito e nell'app.

19.2 Per i dati personali che il Cliente inserisce nel Servizio in qualità di titolare del trattamento, le parti concludono l'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), parte integrante del presente contratto, accettato contestualmente alla registrazione con una casella di spunta distinta.

19.3 Chi decide sui dati. Per i dati che il Cliente inserisce nel gestionale (anagrafiche, offerte, fatture, richiami e ogni altro contenuto relativo ai suoi clienti finali) il Cliente è il titolare del trattamento, cioè decide perché e come quei dati sono usati, e VAM Deco Sagl è il responsabile del trattamento, cioè li tratta soltanto per conto del Cliente e secondo le sue istruzioni. Per i dati dell'account, della fatturazione e dell'uso del Servizio VAM Deco Sagl è invece titolare autonomo e decide da sé le finalità, nei limiti dell'informativa sulla protezione dei dati. Questa stessa distinzione è ripresa nel DPA e nell'informativa.

19.4 Alla data della presente versione i fornitori terzi (sub-responsabili) utilizzati dal Fornitore sono: Infomaniak Network SA, Ginevra (Svizzera), hosting ed email; Cloudflare, Inc. (Stati Uniti d'America), protezione del traffico; Stripe, pagamenti; Google, esclusivamente per l'assistente AI, se attivato dal Titolare. L'informativa sulla protezione dei dati e l'Allegato C del DPA indicano, per ciascun fornitore terzo che tratta Dati del Cliente, la ragione sociale e la sede, la funzione svolta, lo Stato in cui i dati sono trattati e la garanzia di protezione dei dati applicabile (Stato con protezione adeguata riconosciuta dal Consiglio federale, clausole tipo di protezione dei dati riconosciute dall'IFPDT o altra garanzia ai sensi dell'art. 16 LPD). Le presenti Condizioni, il DPA e l'informativa sono pubblicati con la stessa data di versione e si interpretano in modo coerente; per le questioni di protezione dei dati prevale il DPA.

19.5 Se una persona interessata si rivolge al Fornitore per esercitare i propri diritti su dati che il Cliente ha inserito nel gestionale, il Fornitore non risponde nel merito e trasmette la richiesta al Cliente entro 5 giorni lavorativi, assistendolo secondo il DPA. Le richieste relative ai dati per i quali il Fornitore è titolare autonomo sono trattate direttamente dal Fornitore, gratuitamente e di regola entro 30 giorni; un contributo alle spese, non superiore a CHF 300, può essere richiesto solo nei casi previsti dall'ordinanza e va annunciato in anticipo.

19.6 Il Cliente può verificare una volta per anno civile, gratuitamente, su base documentale e con un preavviso di almeno 30 giorni, il rispetto degli obblighi del Fornitore in materia di protezione dei dati, secondo le modalità previste dal DPA (art. 8.2).

19.7 Il Fornitore informa il Cliente di ogni violazione della sicurezza dei dati che riguardi i Dati del Cliente senza indugio e di regola entro 48 ore dalla presa di conoscenza, secondo le modalità del DPA.

20. Modifiche delle Condizioni

20.1 Il Fornitore può modificare le presenti Condizioni, il DPA e l'informativa sulla protezione dei dati, per esempio per nuove funzioni, nuovi fornitori, novità di legge o esigenze di sicurezza. Ogni nuova versione riporta il numero di versione, la data di entrata in vigore e un riepilogo delle modifiche.

20.2 Le modifiche sono comunicate al Titolare via email e con avviso nell'app almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore. Se il Cliente non le accetta, può disdire il contratto senza costi con effetto alla data di entrata in vigore, con rimborso proporzionale dell'eventuale canone annuale già pagato; in assenza di disdetta entro tale data le modifiche si considerano accettate. Alla prima connessione dopo l'entrata in vigore l'app può chiedere una nuova conferma. Le modifiche dei prezzi seguono il preavviso di 60 giorni dell'art. 4.3.

20.3 Le modifiche richieste da disposizioni di legge, da decisioni di autorità o da modifiche imposte da fornitori terzi, nonché quelle esclusivamente favorevoli al Cliente o di natura puramente redazionale, possono entrare in vigore con effetto immediato, previa comunicazione.

20.4 Le versioni precedenti restano disponibili su richiesta a info@vamio.ch e, quando la funzione sarà disponibile, scaricabili in PDF dall'app, insieme all'indicazione della versione accettata dal Cliente.

21. Disposizioni finali

21.1 Il Cliente non può cedere il contratto o i propri diritti senza consenso scritto del Fornitore. Il Fornitore può cedere il contratto nell'ambito di una riorganizzazione societaria o di una cessione dell'attività, dandone comunicazione al Cliente.

21.2 L'eventuale invalidità di singole clausole non pregiudica la validità delle rimanenti. La clausola invalida è sostituita da una disposizione valida che si avvicini il più possibile allo scopo economico perseguito.

21.3 Il presente contratto, il DPA e l'informativa sulla protezione dei dati sono retti dal diritto svizzero, con esclusione delle norme di conflitto e della Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di compravendita internazionale di merci (Convenzione di Vienna).

21.4 Per ogni controversia derivante dal presente contratto sono esclusivamente competenti i tribunali ordinari di Bellinzona (Ticino, Svizzera), luogo della sede iscritta del Fornitore. Restano riservati i fori imperativi previsti dalla legge, in particolare in materia di esecuzione e fallimento. Prima di adire il giudice le parti cercano una soluzione amichevole entro 30 giorni dalla segnalazione scritta.

21.5 Comunicazioni. Le comunicazioni tra le parti, comprese disdette, avvisi di modifica, promemoria di pagamento e fatture, avvengono validamente per email: per il Cliente all'indirizzo del Titolare registrato nell'account, per il Fornitore all'indirizzo info@vamio.ch. Gli avvisi di carattere generale possono essere dati anche nell'app. Le comunicazioni si considerano ricevute il giorno lavorativo successivo all'invio. Il Cliente mantiene aggiornato il proprio indirizzo email e risponde delle conseguenze di un indirizzo non valido o non consultato. Il Fornitore può inviare al Titolare informazioni su novità e funzioni del Servizio in quanto cliente; il Titolare può opporsi in ogni momento e gratuitamente tramite il collegamento in calce a ogni messaggio o nelle impostazioni dell'account. Le comunicazioni operative (fatture, avvisi di sicurezza, scadenze, modifiche contrattuali) sono inviate indipendentemente da tale scelta.

21.6 Lingua. Le presenti Condizioni, il DPA e l'informativa sono redatti in italiano, lingua del contratto. Eventuali traduzioni sono fornite per comodità; in caso di divergenza prevale la versione italiana.

21.7 Nessuna rinuncia. Il fatto che una parte non faccia valere un diritto derivante dal contratto non costituisce rinuncia a tale diritto.

Le versioni precedenti di questo documento sono disponibili su richiesta a info@vamio.ch e, quando la funzione sarà disponibile, scaricabili in PDF dall'app.

Identificazione del fornitore

VAM Deco Sagl
Ragione sociale a registro: VAM Deco SAGL
Via Pobbia 4d, 6514 Sementina (Comune di Bellinzona), Svizzera
Sede legale: Bellinzona, Cantone Ticino
Iscritta nel registro di commercio del Cantone Ticino dal 3 gennaio 2023
IDI: CHE-207.714.834
Numero CH-ID: CH-501-4027717-7
Estratto ufficiale del registro di commercio: https://ti.chregister.ch/cr-portal/auszug/auszug.xhtml?uid=CHE-207.714.834
Rappresentante: Michele Scacco

Contatti:

• Assistenza, comunicazioni contrattuali, protezione dei dati e segnalazioni di sicurezza: info@vamio.ch

I marchi e i nomi commerciali di terzi citati nel presente documento appartengono ai rispettivi titolari.

Documento accettato elettronicamente in fase di registrazione. Versione scaricabile in PDF dall'app.

Documenti collegati: Accordo sul trattamento dei dati (DPA) di Vamio, Informativa sulla protezione dei dati di Vamio, Condizioni della prova gratuita di 30 giorni, Listino prezzi pubblicato sul sito.